1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о документообороте ООО «XXX» (далее — Положение) разработано на основе комплексного анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Данный документ является внутренним нормативным актом, обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации в рамках их должностных полномочий.
1.2. Целями внедрения настоящего Положения являются:

• Систематизация и стандартизация всех хозяйственных операций, осуществляемых в рамках финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
• Утверждение перечня и форм первичных учетных документов (включая их комплексы) для надлежащего оформления конкретных хозяйственных операций;
• Разграничение обязанностей и зон ответственности между структурными подразделениями организации по процессам создания, проверки, подписания и своевременной передачи в бухгалтерию первичных документов, ввода данных в учетную систему «1С: Предприятие», а также последующего архивного хранения документов;
• Минимизация рисков и предотвращение негативных последствий для бизнеса, такого как хищение и утеря товарно-материальных ценностей (ТМЦ), возникновение конфликта интересов, необоснованные перерасходы, непроизводственные затраты и нарушение действующего законодательства Российской Федерации.

2. Классификация и перечень бизнес-процессов
Финансово-хозяйственная деятельность организации структурирована в виде следующих бизнес-процессов, операции внутри которых подлежат обязательному документированию:

• Договорная работа: заключение и сопровождение хозяйственных договоров;
• Закупочная деятельность: приобретение ТМЦ;
• Логистика и складской учет сырья:
• Поступление сырья от поставщиков на основании сопроводительных документов (накладных, УПД);
• Оформление неотфактурованных поставок (поступление сырья без сопроводительных документов);
• Приемка сырья по товарно-транспортным накладным (ТТН / ТРН) с параллельным получением документов по каналам электронного документооборота (ЭДО);
• Закупка сырья и материалов через подотчетных лиц;
• Импортные поставки (дальнее зарубежье);
• Импортные поставки из стран-участниц ЕАЭС;
• Поступление сырья от сторонних подрядчиков в рамках договоров подряда (на нанесение логотипов и брендирование);
• Оформление полного или частичного брака при приемке сырья, процедура возврата поставщику;
• Ведение партионного учета сырья на складах и обеспечение системы прослеживаемости;
• Внутрискладское перемещение и движение сырья:
• Передача сырья и материалов в производственные подразделения;
• Передача сырья сторонним переработчикам (давальческая схема);
• Списание сырья по причине брака, истечения срока годности или порчи;
• Использование сырья для внутренних (собственных) нужд организации;
• Производственный процесс (собственные мощности):
• Выпуск готовой продукции (ГП) и изготовление тестовых образцов;
• Ведение партионного учета ГП и обеспечение системы прослеживаемости;
• Учет нормативных и сверхнормативных отходов производства, а также производственного брака;
• Приемка готовой продукции, technological отходов и тестовых образцов на склад ГП;
• Производство готовой продукции по толлинговой (давальческой) схеме;
• Проведение инвентаризаций сырья, материалов и готовой продукции;
• Реализация и списание готовой продукции, отходов и тестовых образцов:
• Отгрузка готовой продукции, отходов и тестовых образцов контрагентам на территории РФ;
• Реализация готовой продукции и тестовых образцов в страны ЕАЭС;
• Экспортные отгрузки готовой продукции и тестовых образцов в страны дальнего зарубежья;
• Безвозмездная передача тестовых образцов и технологических отходов потребителям;
• Приемка готовой продукции от сторонних переработчиков;
• Списание продукции и образцов на собственные нужды организации, а также при выявлении порчи или брака (за исключением инвентаризационных недостач);
• Обработка претензий покупателей (процедуры возврата или утилизации бракованной ГП на территории покупателя);
• Учет и движение основных средств (ОС) и малоценных материалов:
• Поступление ОС;
• Поступление запасных частей, производственного инструмента и контрольно-измерительных приборов;
• Поступление прочих материалов, хозяйственных товаров и инвентаря производственного назначения;
• Поступление специальной одежды и средств индивидуальной защиты (СИЗ);
• Поступление канцелярских товаров, офисной мебели и хозяйственного инвентаря общехозяйственного назначения;
• Поступление средств гигиены и охраны труда;
• Поступление горюче-смазочных материалов (ГСМ), масел и автозапчастей для нужд транспортного отдела;
• Поступление строительных материалов;
• Ввод ОС и инвентаря в эксплуатацию, списание материалов на затраты предприятия;
• Инвентаризация ОС и материалов;
• Сверка взаимных расчетов с контрагентами (покупатели/поставщики);
• Учет приобретаемых услуг:
• Аренда муниципального и коммерческого имущества;
• Транспортно-экспедиционные услуги по доставке сырья и материалов;
• Transportно-экспедиционные услуги по доставке готовой продукции;
• Приобретение прочих сторонних услуг;
• Документооборот и учет выданных доверенностей;
• Финансово-расчетные операции с контрагентами и персоналом:
• Безналичные расчеты с поставщиками и подрядчиками;
• Расчеты по налогам, сборам и обязательным платежам в бюджетную систему РФ;
• Выплата заработной платы и иных вознаграждений сотрудникам;
• Расчеты по кредитным договорам и договорам займа;
• Расчеты по претензионным требованиям;
• Прочие платежи;
• Выдача наличных денежных средств под отчет из кассы предприятия;
• Перечисление подотчетных сумм на личные банковские карты сотрудников;
• Осуществление подотчетных расходов с использованием корпоративных банковских карт;
• Расчет заработной платы и кадровое делопроизводство;
• Оборот организационно-распорядительной и внутренней нормативной документации;
• Формирование бухгалтерских справок, расчетов и профессиональных оценочных суждений;
• Формирование и ведение архива первичных документов.

3. Условные обозначения и сокращения
Для визуального разграничения зон ответственности в тексте применяется цветовое выделение процессов и заголовков:

• 🟨 [Делопроизводство] — Общее делопроизводство / Канцелярия;
• 🟦 [Кадры] — Отдел кадров (Служба управления персоналом);
• 🟥 [Производство] — Производственное подразделение;
• 🟫 [Склад] — Складское хозяйство (в составе Производства);
• 🟩 [Коммерция] — Коммерческий отдел (Департамент продаж и закупок);
• ⬛ [Бухгалтерия] — Бухгалтерия (Финансовая служба).

Принятые сокращения:

• МОЛ — Материально ответственное лицо;
• Подотчетное лицо — Работник организации, получивший денежные средства под отчет;
• ОСВ — Оборотно-сальдовая ведомость;
• Учетная система (1С) — Программное обеспечение «1С:Предприятие»;
• ТИМС — Внутренняя система оперативного управленческого учета готовой продукции и долгов;
• Инициатор — Должностное лицо, выступающее инициатором договора или платежа.

4. График и правила документооборота по бизнес-процессам

🟨 4.1. Общие правила подписания документов [Делопроизводство]
Все первичные учетные документы должны быть подписаны исключительно уполномоченными лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждается Приказом Генерального директора организации. На основании Приказа оформляются соответствующие доверенности.
В случае увольнения сотрудника доверенность отзывается внутренним распоряжением. Информация об отзыве незамедлительно направляется в Коммерческий отдел для своевременного уведомления контрагентов. Подписание документов уполномоченными лицами производится с обязательным использованием штампа с реквизитами действующей доверенности. Оформление доверенностей осуществляет делопроизводитель, копии документов регистрируются в Журнале выданных доверенностей.

🟩 ⬛ 🟨 4.2. Договорная работа [Коммерция / Бухгалтерия / Делопроизводство]

• Разработка, оформление, подписание: Инициатор / Коммерческий отдел.
• Проверка, согласование, регистрация в 1С: Бухгалтерия.
• Получение оригиналов от контрагентов: Коммерческий отдел.
• Архивирование и оперативное хранение: Делопроизводитель.

В организации действует регламентированная процедура предварительного согласования договоров. Её цели — обязательное ознакомление Главного бухгалтера с условиями сделок и минимизация налоговых и гражданско-правовых рисков. Согласование фиксируется в Листе согласования установленной формы.
Приоритетом является использование Типового договора организации, разработанного Коммерческим отделом и утвержденного Главным бухгалтером. При работе по шаблону контрагента процедура согласования не отменяется. В случае разногласий Инициатор оформляет Протокол разногласий. Договор в обязательном порядке должен содержать полные реквизиты и контактные данные сторон.
Согласованный оригинал договора с Листом согласования передается Делопроизводителю для внесения в Реестр договоров и сканирования. Скан-копия направляется в Бухгалтерию для прикрепления к карточке контрагента в системе 1С.

🟩 🟫 ⬛ 🟨 4.3. Закупочная деятельность (Товары) [Коммерция / Склад / Бухгалтерия / Делопроизводство]

• Оформление и проведение фактического прихода в 1С: Кладовщик.
• Контроль цен, проведение финансовой части, архивирование: Бухгалтерия.
• Формирование заявок, претензионная работа: Коммерческий отдел.
• Получение документов от контрагента: Коммерческий отдел.
• Контроль и выписка доверенностей: Делопроизводитель.

Закупки осуществляются по безналичному расчету либо через подотчетных лиц (включая оплату корпоративными картами).
При поступлении ТМЦ от подотчетного лица напрямую к МОЛ, сотрудник сначала передает ценности на склад. МОЛ расписывается на первичном документе (товарный чек, кассовый чек с обязательным QR-кодом), после чего Бухгалтерия приходует ТМЦ на склад данного МОЛ в день предоставления авансового отчета.
Если товар доставляется транспортной компанией или напрямую поставщиком, МОЛ подписывает товаросопроводительные документы на месте приемки, и товар приходуется на склад получателя.

🟫 ⬛ 🟩 4.4. Приемка сырья на склад [Склад / Бухгалтерия / Коммерция]

• Фактическая приемка, количественный учет, первичный ввод в 1С: Кладовщик.
• Контроль цен, налоговый учет, проведение счетов-фактур/УПД, архивирование: Бухгалтерия.
• Претензионная работа и коммуникация с поставщиками: Коммерческий отдел.

Ведение складского учета осуществляется с использованием единых справочников («Номенклатура», «Контрагенты», «Договоры»), за заполнение и актуализацию которых отвечает Бухгалтерия. Кладовщик производит выбор элементов только из готовой базы.

Порядок и регламент приемки сырья:

1. Поступление сырья с накладными (УПД) от поставщика:

• Кладовщик принимает товар по количеству и качеству (визуальный контроль целостности упаковки) на основании доверенности, подписывает документы поставщика в графе приемки и направляет представителя поставщика в Бухгалтерию для заверения документов печатью.
• Кладовщик вносит в 1С первичный документ поступления, заполняя исключительно количественные показатели, номенклатуру, номер и дату накладной. В случае несовпадения единиц измерения поставщика с учетными, Бухгалтер производит перевод в учетные единицы организации.
• Не позднее 09:00 утра следующего дня Кладовщик передает оригиналы (УПД, ТН, сертификаты) в Бухгалтерию. Если цена в документах отличается от согласованной в системе, Кладовщик делает на бумажной накладной отметку «ИЗМЕНЕНИЕ ЦЕН».
• Бухгалтер проверяет правильность оформления документов, разносит финансовую часть, вносит счет-фактуру (или проводит УПД со статусом 1) и подшивает документы в архив. При обнаружении ошибок Бухгалтерией, Коммерческий отдел обязан обеспечить предоставление исправленных документов от контрагента.

1. Неотфактурованные поставки (поступление без документов):

• Кладовщик принимает товар по факту (пересчет, перевес), оформляет внутренний Акт о приемке материалов, поступивших без сопроводительных документов. Данные заносятся Кладовщиком в 1С (при невозможности оперативно определить поставщика выбирается элемент «Условный поставщик»). Бухгалтер проставляет временные цены на основе цен прошлых закупок.
• Акт передается в Бухгалтерию до 09:00 утра следующего дня. При последующем поступлении оригиналов документов Бухгалтер сторнирует временный документ и вводит корректный. Если данные Кладовщика расходятся с пришедшими позже документами, Бухгалтер передает информацию в Коммерческий отдел для ведения претензионной работы.

1. Поступление по ТТН с одновременным направлением документов по ЭДО:

• Кладовщик осуществляет фактическую приемку по ТТН, заводит в 1С документ поступления по количеству и передает бумажную ТТН в Бухгалтерию не позднее следующего утра.
• Бухгалтер перед подписанием пакета документов в ЭДО сверяет данные Кладовщика с ЭДО-версией, проверяет цены, суммы и НДС. При соответствии данных документ подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП), распечатывается и архивируется.

1. Поступление сырья в результате закупки подотчетным лицом:

• При приемке ТМЦ от подотчетного лица Кладовщик оформляет Акт о приемке материалов с указанием ФИО подотчетного лица и причины закупки.
• Подотчетное лицо прикрепляет Акт к авансовому отчету и сдает в Бухгалтерию. Бухгалтер в срочном порядке проводит авансовый отчет и приходует товар на склад в 1С, а Кладовщик контролирует остатки через отчет «Движение товаров».

1. Импортные поставки (Дальнее зарубежье):

• Кладовщик принимает товар от перевозчика по количеству мест, проверяет целостность упаковки, подписывает транспортные документы и направляет водителя в Бухгалтерию. Кладовщик принимает пакет документов (ДТ, инвойс, упаковочный лист) и заводит в 1С количественное поступление.
• Не позднее 09:00 утра следующего дня оригиналы документов передаются Бухгалтеру по ВЭД. Бухгалтер проверяет соответствие инвойсу, осуществляет финансовое проведение документа и самостоятельно формирует в 1С документ «ГТД по импорту». Документы по импорту архивируются в отдельные папки с привязкой к номерам банковского контроля.

1. Импортные поставки из стран ЕАЭС:

• Кладовщик осуществляет приемку по международной накладной (CMR), вносит количественные данные в 1С и на следующее утро передает документы (CMR, инвойс, спецификации) in Бухгалтерию.
• Бухгалтер корректирует и проводит документ в соответствии с требованиями законодательства к косвенным налогам. Бухгалтер формирует и направляет в ИФНС Заявление об уплате косвенных налогов (с уплатой НДС 20% до 20-го числа следующего месяца), подает декларацию по косвенным налогам, а также направляет статистическую форму в ФТС до 10-го числа месяца, следующего за поставкой.

1. Поступление сырья из переработки (брендирование подрядчиком):

• Кладовщик принимает готовую брендированную продукцию по количеству, оформляет в 1С документ «Поступление из переработки». На основе данных подрядчика на второй вкладке Кладовщик указывает количество списанного базового сырья.
• Комплект документов (УПД, накладные, акты) передается в Бухгалтерию до 09:00 следующего дня. Бухгалтер сверяет цены за услуги переработки, проводит финансовую часть, закрывает остатки сырья на счете переработчика и архивирует документы.

Оформление брака и расхождений при приемке сырья:
При выявлении повреждений упаковки или недовоза Кладовщик незамедлительно уведомляет Коммерческий отдел. В накладной поставщика от руки фиксируются фактические данные, которые заверяются подписью водителя/представителя поставщика с расшифровкой. Товар приходуется в 1С строго по фактическому количеству. Кладовщик составляет Акт по форме ТОРГ-2, а Коммерческий отдел обеспечивает получение корректировочного УПД от поставщика.

🟫 🟥 ⬛ 🟨 4.5. Движение сырья на складе и внутри организации [Склад / Производство / Бухгалтерия / Делопроизводство]

• Оформление и складской учет: Кладовщик.
• Учет затрат, инвентаризационное списание, архивирование: Бухгалтерия.
• Контроль приказов по комиссии: Делопроизводитель.
• Передача сырья в производство: Осуществляется по оперативной заявке начальника смены в объеме потребности на 1 смену. В 1С Кладовщик оформляет документ «Перемещение» на склад «Производство». Ежедневно до 10:00 Начальник производственной смены предоставляет в Бухгалтерию Акт на расход сырья в производстве за прошедшие сутки (заверяется его подписью). Бухгалтер производит списание сырья на затраты производства методом инвентаризации фактических остатков на производстве.
• Передача сырья подрядчику в переработку: Кладовщик оформляет в 1С документ «Передача сырья в переработку» и распечатывает Накладную на отпуск материалов на сторону (форма М-15 или УПД со статусом 2). Передача осуществляется строго по доверенности представителя получателя/перевозчика. Второй экземпляр документа передается в Бухгалтерию на следующий день.
• Списание сырья (брак, порча): При выявлении порчи Кладовщик составляет Служебную записку с визой Генерального директора. Бухгалтерия формирует в 1С Акт списания ТМЦ с указанием статей затрат. Акт распечатывается и подписывается Кладовщиком (как МОЛ) и членами постоянно действующей комиссии (утв. Приказом директора, за актуальность которого отвечает Делопроизводитель) непосредственно в момент физической утилизации ценностей.
• Использование на собственные нужды организации: Оформляется на основании Служебной записки Инициатора, согласованной Директором. Бухгалтер формирует Акт списания в 1С, Кладовщик производит фактический отпуск сырья со склада и подписывает Акт в качестве МОЛ, после чего возвращает документ в Бухгалтерию для архива.

🟥 ⬛ 🟫 4.6. Выпуск готовой продукции (Собственное производство) [Производство / Бухгалтерия / Склад]

• Оперативный учет и рапорты: Производственное подразделение.
• Ввод в 1С, перекрестная сверка и аудит: Бухгалтерия.
• Приемка на склад и подписание: Кладовщик.

Выпуск готовой продукции (ГП) фиксируется ежедневно за прошедшие сутки. Линейный персонал фиксирует объемы в Листах выработки по каждой производственной линии. Листы подписывают оператор линии и Начальник смены (который обязан пересчитать продукцию по факту). На основе этих данных Начальник смены формирует сводный Рапорт за смену.
На основании рапортов за день Начальник производства оформляет Отчет производства за смену и ежедневно предоставляет его в Бухгалтерию. Документ обязательно подписывают Начальник производства (сдал) и Кладовщик (принял ТМЦ на склад ГП по ассортименту).
Параллельно сотрудники Производства ведут учет движения ГП в управленческой системе ТИМС. Бухгалтер осуществляет ежедневную перекрестную сверку данных регламентированного учета (1С) и управленческого учета (ТИМС), что минимизирует риски возникновения пересортицы и ошибок.
Тестовые образцы подлежат обязательному отражению в Отчетности производства и ставятся на обособленный учет на складе в качестве отдельной номенклатурной позиции. Несанкционированный отбор образцов сотрудниками запрещен. Реклассификация или комплектация номенклатуры производится Бухгалтерией только на основании Служебной записки Начальника производства.

Учет производственных отходов и брака:
Технологические отходы (бумага, полипропилен) приходуются на склад ГП по цене возможной реализации без разделения на нормативные и сверхнормативные. Данные берутся из Отчета производства, Бухгалтер ежедневно приходует отходы на счет учета ГП. Отходы, непригодные для дальнейшей реализации/использования, не приходуются, а списываются в составе общего фактического расхода сырья. Внутрипроизводственный брак ГП также относится на затраты как фактически израсходованное сырье.

🟫 ⬛ 🟩 4.7. Выпуск готовой продукции по давальческой схеме [Склад / Бухгалтерия / Коммерция]
Кладовщик производит отпуск сырья давальцу по заявке Коммерческого отдела, оформляет документ перемещения в 1С и распечатывает Накладную М-15 (или УПД-2). При получении готовой продукции из переработки Кладовщик заводит в 1С документ «Поступление из переработки», заполняя количественные данные накладной подрядчика и указывая объем списанного давальческого сырья на второй вкладке. Пакет документов (УПД, ТН, счета-фактуры, сертификаты) передается в Бухгалтерию до 09:00 следующего дня. Бухгалтер осуществляет финансовую проверку цен, сумм НДС и проводит документ.

⬛ 🟫 🟨 4.8. Инвентаризация сырья, материалов и готовой продукции [Бухгалтерия / Склад / Делопроизводитель]

• Организация, проведение и подведение итогов: Бухгалтерия / Складское хозяйство.
• Контроль за распорядительными документами: Делопроизводитель.

Инвентаризация ТМЦ проводится ежемесячно в период с 25 по 30/31 число. В состав инвентаризационной комиссии входят сотрудники Бухгалтерии и Производства. Подсчет ведется по количеству целых упаковок, вскрытые упаковки подлежат обязательному перевесу/пересчету.
Данные вносятся в Инвентаризационные ведомости (допускается упрощенная форма организации) и подписываются членами комиссии и Кладовщиком (как МОЛ) по форме ИНВ-3. Состав постоянно действующей комиссии утверждается Приказом директора, контроль актуальности которого ведет Делопроизводитель. По результатам выявления расхождений Бухгалтерия оформляет в 1С документы «Оприходование излишков» и «Списание недостач», которые подписывает Кладовщик, после чего издается Приказ о возмещении недостач с материально ответственных лиц.

🟩 🟫 ⬛ 4.9. Реализация и отпуск готовой продукции, отходов и образцов [Коммерция / Склад / Бухгалтерия]

• Формирование заявки: Коммерческий отдел.
• Создание документов в 1С, подписание и отгрузка: Кладовщик.
• Контроль оригиналов и архив: Бухгалтерия.

Отгрузка со склада производится строго на основании Заявки на отгрузку, сформированной Коммерческим отделом. Кладовщик in 1С создает расходный пакет документов, подписывает его по доверенности за Руководителя и Главного бухгалтера и передает представителю перевозчика (при наличии доверенности) или покупателю.

Обязательные комплекты документов по направлениям отгрузок:


Работа с претензиями покупателей (Брак/Возврат):
Коммерческий отдел принимает от покупателя Акт о браке или Претензию. Производственный департамент рассматривает документы на предмет производственного брака и формирует Паспорт претензии. При одобрении претензии Паспорт передается в Бухгалтерию для оформления Корректировочного УПД (УКД). Товар виртуально перемещается на склад Покупателя в 1С. После предоставления покупателем официального Акта об утилизации, Бухгалтер списывает ТМЦ со склада покупателя по Акту списания товара.

⬛ 🟫 🟨 🟥 4.10. Учет основных средств и общехозяйственных материалов [Бухгалтерия / Склад / Делопроизводство / Производство]

• Оформление поступлений и списание: Бухгалтерия.
• Приемка и обеспечение сохранности: Ответственные МОЛ по направлениям (включая Склад, Делопроизводство и Производство).

Приемку ОС и материалов осуществляют строго определенные МОЛ в соответствии со своими должностными компетенциями на основании выданных доверенностей:

• Оборудование, КИП, инструмент, запасные части к оборудованию — Главный инженер;
• Производственный инвентарь — Начальник производства;
• Уборочный инвентарь, средства гигиены, охрана труда — Главный технолог;
• Спецодежда и средства индивидуальной защиты (СИЗ) — Кладовщик;
• Канцелярия, мебель, хозинвентарь администрации — Делопроизводитель;
• ГСМ, автозапчасти, стройматериалы — Руководитель организации.

Сотрудник, принявший товар по факту, несет персональную ответственность за немедленную передачу первичных документов в Бухгалтерию. Бухгалтерия приходует ТМЦ на личный склад конкретного МОЛ на основании подписи получателя.
При выдаче в эксплуатацию МОЛ извещает Бухгалтера по производству, который списывает стоимость на затраты и формирует: для ОС — Акт по форме ОС-1, для материалов/спецодежды — Требование-накладную (Кладовщик параллельно заносит данные в личные карточки учета спецодежды). Перемещение между МОЛ оформляется внутренним накладным перемещением в 1С и подписывается обоими МОЛ. Инвентаризация ОС проводится 1 раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности на основании Приказа руководителя.

⬛ 🟨 🟩 4.11. Сверка взаимных расчетов с контрагентами [Бухгалтерия / Делопроизводство / Коммерция]
Бухгалтерия формирует Акты сверки в 1С и передает их Делопроизводителю для отправки контрагентам. Делопроизводитель осуществляет сбор подписанных актов и возвращает их в Бухгалтерию. Претензионную работу при наличии разногласий ведет Коммерческий отдел.
Коммерческий отдел и Инициаторы несут персональную ответственность за своевременный возврат отгрузочных документов от покупателей и предоставление закрывающих документов от поставщиков. Сверки с покупателями проводятся ежеквартально, с поставщиками — не реже одного раза в полугодие.

⬛ 🟩 4.12. Порядок учета приобретаемых услуг [Бухгалтерия / Коммерция]
Акты выполненных работ/оказанных услуг предоставляются в Бухгалтерию Инициаторами или Коммерческим отделом с обязательной подписью сотрудника, принявшего услуги по доверенности. Лицо, подписавшее акт, отвечает за достоверность факта оказания услуги. Акты, подписанные неуполномоченными лицами, Бухгалтерией к учету не принимаются.

• Аренда муниципального имущества: Вводится бухгалтером в 1С с принудительным выделением НДС по ставке 20% (исполнение обязанностей налогового агента).
• Доставка сырья и материалов: Проводится в 1С как «Поступление доп. расходов» с автоматическим распределением и отнесением стоимости на себестоимость конкретной партии ТМЦ. Коммерческий отдел обязан предоставить данные для точной идентификации и привязки услуги доставки к поставке ТМЦ.
• Доставка готовой продукции: Списывается напрямую на коммерческие расходы (счет 44). За своевременное предоставление документов отвечает Коммерческий отдел.

⬛ 🟩 4.13. Документооборот выданных доверенностей [Бухгалтерия / Коммерция]
Для самовывоза ТМЦ Бухгалтер выписывает доверенности сотрудникам или представителям транспортных компаний. Выдача фиксируется в Журнале регистрации доверенностей. Получатель обязан вернуть заполненный отрывной корешок доверенности Бухгалтеру для отметки о погашении. За возврат корешка отвечает Инициатор закупки.
Если в течение 5 календарных дней с момента выдачи доверенность не погашена, Бухгалтер запрашивает информацию у Инициатора. При отсутствии данных по поставке на имя Главного бухгалтера составляется Служебная записка.

⬛ 🟩 4.14. Порядок осуществления оплат и финансовых расчетов [Бухгалтерия / Коммерция]

4.14.1. Безналичные расчеты
Планирование и приоритезацию платежей осуществляет Коммерческий отдел. Бухгалтерия ежедневно до 10:00 выгружает банковские выписки в 1С и направляет их реестр в Коммерческий отдел. Дважды в неделю (в установленные платежные дни) Бухгалтер формирует отчет по кредиторской задолженности и передает его в Коммерческий отдел.
На основе этого отчета и счетов на предоплату Коммерческий отдел формирует План платежей на текущий день, утверждает его у Генерального директора и передает в Бухгалтерию за подписью ответственного исполнителя не позднее 15:00 платежного дня.
Бухгалтер исполняет только утвержденный План платежей. К каждому счету на оплату Инициатор обязан прикрепить письменное пояснение с указанием точной цели расхода, наименования подразделения-потребителя или объекта обслуживания (для корректного отнесения на статьи движения денежных средств и исключения нецелевых трат).
Вне платежных дней и без предварительного согласования оплачиваются только: налоги, отпуска, больничные листы, расчеты при увольнении, выплаты по исполнительным листам и срочные платежи по прямому письменному распоряжению Генерального директора.

4.14.2. Выдача подотчетных сумм (наличный/безналичный расчет)
Денежные средства выдаются строго сотрудникам, включенным в Перечень подотчетных лиц (утв. Приказом директора). Основанием является Заявление на выдачу подотчетных сумм с визой Директора (с указанием точной суммы и целей) либо целевой Приказ руководителя. Сроки отчета за использованные средства регламентируются отдельными локальными актами предприятия. При выдаче наличных из кассы оформляется Расходный кассовый ордер (РКО).

4.14.3. Использование корпоративных банковских карт
Порядок использования регулируется отдельным Профильным положением. Карты учитываются как бланки строгого учета (БСО) и регистрируются в Журнале движения банковских карт. Хранение карт в сейфе и их выдачу/прием осуществляет Кассир организации. Категорически запрещено использовать корпоративные карты для выплаты заработной платы или перечисления налоговых платежей в бюджет.

🟦 ⬛ 🟥 4.15. Расчет заработной платы и кадровое делопроизводство [Кадры / Бухгалтерия / Производство]

• Учет времени и кадровые приказы: Отдел кадров / Руководители подразделений (в т. ч. Производства).
• Расчет выплат, налогов и архивирование ведомостей: Бухгалтерия.

Начальники структурных подразделений ведут оперативный учет рабочего времени в Табелях учета рабочего времени и передают их в Отдел кадров дважды в месяц: до 18-го числа текущего месяца (для расчета аванса) и до 3-го числа месяца, следующего за отчетным (для окончательного расчета). Табель заверяется подписями руководителя подразделения, Начальника отдела кадров и Генерального директора.
Приказы о премировании формируются Отделом кадров на основании Положения о премировании. Оригиналы хранятся в кадрах, копии передаются в Бухгалтерию. Отдел кадров осуществляет ввод табелей, окладов, расценок и приказов о премировании в программу «1С:ЗУП».
Бухгалтерия вносит данные по взысканиям и удержаниям (включая исполнительные листы), производит расчет выплат по среднему заработку (отпуска, командировки, больничные листы) на основании кадровых приказов и оформляет Записки-расчеты. По итогам месяца Бухгалтер формирует и архивирует Расчетные ведомости. Специалист отдела кадров несет персональную ответственность за сбор документов, подтверждающих право на социальные выплаты и пособия.

⬛ 4.16. Бухгалтерские справки и профессиональные суждения [Бухгалтерия]
Расчеты, корректировки и профессиональные (оценочные) суждения Бухгалтера, проведение которых регламентировано стандартами учета (ФСБУ/ПБУ) и учетной политикой организации, оформляются в обязательном порядке в виде Бухгалтерских справок с подписью исполнителя и Главного бухгалтера.


5. Порядок формирования и ведения архива первичных документов
5.1. Все первичные учетные документы, включая Бухгалтерские справки, подлежат обязательному архивированию.
5.2. Установлены следующие сроки архивного хранения документов:

• Стандартные первичные документы — 5 лет;
• Документы по учету основных средств — в течение всего периода начисления амортизации ТМЦ;
• Кадровые документы и документы по начислению заработной платы — 75 лет.

5.3. Бухгалтерия осуществляет группировку и подшивку документов в специализированные архивные папки (регистраторы) строго по классификационным группам:

• Документы поступления ТМЦ и услуг (с обязательным приложением помесячных реестров);
• Документы реализации и выданные счета-фактуры (с помесячными реестрами);
• Документы списания ТМЦ (с помесячными реестрами);
• Кассовые документы за день (с подшивкой листов кассовой книги) и Кассовая книга;
• Банковские выписки с приложенными ежедневными Планами платежей;
• Документы по претензионной работе; авансовых отчетов подотчетных лиц;
• Расчетные ведомости по заработной плате, расчеты налогов и взносов с ФОТ;
• Документы движения ОС и НМА, расчеты амортизационных отчислений;
• Счета-фактуры полученные (к возмещению НДС) и счета на оплату;
• Импортные документы (формируются обособленно по каждому внешнеторговому контракту);
• Экспортные документы; документы по займам и кредитам (с расчетами процентов);
• Отчетов производства и материалы инвентаризаций;
• Исполнительные листы, листки нетрудоспособности и документы по соцвыплатам;
• Документов по финансовым вложениям.